Description du poste
Startpeople recherche un assistant ressources humaines H/F, sous la responsabilité du Responsable RH, vous participez à la gestion administrative des ressources humaines, notamment dans les domaines de la santé au travail, de l’intérim et la communication interne du site.
Vous pouvez être amené à prendre en charge le suivi complet de dossiers, d'évènements spécifiques.
- Accueil/ secrétariat
o Veille à une prise en charge de qualité des visiteurs
o Assure l’accueil téléphonique et oriente les appels
o Assure la gestion du courrier entrant ainsi que la traçabilité des courriers officiels
- Gestion administrative des ressources humaines
o Veille à la confidentialité des informations, classe les documents administratifs dans les dossiers du personnel
o Prépare, met à jour tous types de documents à partir d’instructions orales ou manuscrites, les soumet au contrôle et à la signature du Directeur ou du RRH, les reproduit et les diffuse
o Apporte les réponses spécifiques aux candidatures externes
o Vérifie les dossiers de vente de matériel (réception dossier, contrôle des pièces, enregistrement et transmission) et les propose pour validation à la Direction
o Organise et gère, les déplacements des salariés n’ayant pas accès à l’outil de réservation interne
o Gère les abonnements (imprimante, diffusion communication sur écrans)
- Gestion des sujets médicaux et sociaux
o Planifie les rendez-vous médicaux du personnel à partir du portail dédié : visites médicales, visites de prévention et d’information et rédige les convocations aux salariés
o Assure le suivi des prescriptions du médecin du travail
o Répond aux demandes de reclassement du Groupe
o Peut être amené à aider à la préparation des différentes réunions institutionnelles à caractère social
o Met à jour l’intranet + la BDESE
- Gestion des intérimaires
o À partir d’instructions orales ou écrites, de la part du responsable hiérarchique, relatives aux éléments contractuels (motif des contrats, durée, fonction, salaire), demande aux agences intérimaires concernées les contrats et/ou renouvellements
o Gère le suivi intérimaire : création des profils (Chronos + Qualios), relation avec les agences (suivi des heures, des missions confiées, des motifs de recours, contrôle des contrats, recensement des aptitudes médicales, CACES, habilitations, …)
o Archive tous documents nécessaires au suivi intérimaire
- Gestion administrative, notamment en lien avec les logiciels ad hoc
o Sur demande du responsable de service et pour le seul service RH, réalise informatiquement les Demandes d’Achats
o Apporte son soutien au service Contrôle de gestion pour la création des fournisseurs (SAP)
o Transforme les DA pour l’ensemble des services en commandes après vérification et modification
o Réalise les commandes (devis, négociation), le réapprovisionnement des fournitures, consommables, petites commandes alimentaires (AGORA), le suivi des stocks, rangement et dispacth
o Peut être amené à participer à la prise en charge des fontaines à eau et petits équipements liés
o Organise logistiquement les réunions : réservation salles (optimisation), déjeuners, etc.
- Communication interne usine
o A chaque embauche, met à jour, diffuse et affiche les éléments de communication interne : trombinoscope, organigramme, note de nomination
o Diffuse et assure la qualité de l’information sur l’ensemble du site :
§ En recueillant, compilant, mettant à jour et en vérifiant l’homogénéité de l’information diffusée (intranet RH, site internet, présentations, actualités sociales, etc.)
§ En diffusant les documents (notes, comptes rendus, etc.) dans les délais
§ En utilisant le logiciel pour les écrans sur le site et en mettant à jour l’affichage
§ En tenant à jour les panneaux d’affichage (y compris l’affichage réglementaire)
- Evènementiel
o Organise les visites du site : relation avec les demandeurs, les guides ; gestion du planning, des autorisations temporaires d’accès, de l’accueil café ; information hebdomadaire de la Direction
o Participe à l’organisation des évènements : devis, réservations, négociation prix, acomptes, planification, aide à la mise en place des réceptions, suivi de la clôture évènement
o Lors des arrêts techniques, prend en charge la réservation des repas
Vous intégrerez une équipe au sein du service Ressources Humaines en régime journée et vous serez amené à travailler en transverse avec les autres services de l’usine (Contrôle de Gestion, Supply Chain, Production, Maintenance, Qualité, Amélioration continue, EHS…).
Profil recherché
Une formation en assistanat de gestion, assistanat de direction (Bac +2/3) et/ou une expérience réussie dans la fonction sont demandées.
La maîtrise de SAP est requise pour ce poste, ainsi que l’utilisation du pack office (Excel, Word, PowerPoint).
Ce métier requiert également un sens aigu de l’organisation, de la rigueur, des capacités relationnelles développées, de bonnes capacités rédactionnelles et une aptitude à travailler en équipe.
Dans le cadre de sa politique Diversité, Start People étudie à compétences égales toutes candidatures dont celles de personnes en situation de handicap
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Notre agence revient vers vous par e-mail ou téléphone, puis vous pourrez échanger avec un(e) chargé(e) de recrutement, afin qu'il valide l'adéquation de votre profil. Nous vous accueillerons ensuite en agence pour vous faire passer des tests sécurité et finaliser votre inscription.