Description du poste
1- SUIVI ADMINISTRATIF
- Collecte, classement et archivage des dossiers (format papier et digital)
- Mise à jour des documents sous-traitants (CI, CACES, ...)
- Préparation des contrats de sous-traitance
- Suivi administratif des projets et contrats liés aux chantiers
- Formalités administratives du site : assurances, contrats d’entretien, (en relais DG), contrôles périodiques …
- Supervision de la femme de ménage sur site à Malakofff
2- GESTION COMPTABLE ET FINANACIERE
- Suivi des budgets, tableaux de chantier et fiches de ventilation
- Traitement et suivi des factures fournisseurs
- Gestion des règlements fournisseurs et virements bancaires
- Facturation clients- Suivi des notes de frais et justificatifs
3- PARTICIPATION AU DEVELOPPEMENT COMMERCIAL
- Réception et accueil des clients, fournisseurs, sous-traitants
- Organisation des événements et réceptions clients
- Gestion des cadeaux et des vœux à destination des clients
4- Optimisation du fonctionnement de l’entreprise
- Accueil physique et téléphonique (clients, fournisseurs, prestataires …)
- Gestion du courrier, des colis
- Gestion des fournitures de bureau
- Kit d'accueil des nouveaux embauchés
- Gestion et commande des tenues et EPI
- Gestion du parc informatique,
- Gestion de la flotte téléphonique et véhicules
- Gestion de l’entretien du bâtiment et des machines
Profil recherché
CONNAISSANCES :
- Droit administratif et social de base
- Notions de comptabilité générale et analytique
- Fonctionnement d'une structure de type PME/PMI
- Maîtrise du Pack Office + SAGE (comptabilité) + ZENDOC (facturation)
- Utilisation d'un logiciel comptable
- Coordination de prestataires et fournisseurs
- Rédaction de courriers, contrats et comptes rendus
Niveau de qualification requis
Bac+2 minimum – BTS Gestion de la PME, DUT GEA, Titre RNCP Niveau 5 (AGAE ou équivalent)
Expérience professionnelle 5 ans (minimum) / 10 ans dans un poste polyvalent d'assistanat / gestion, idéalement en PME du secteur BTP ou services
Certifications et habilitations
Permis B obligatoire
Maîtrise des outils numériques
Notions comptables opérationnelle
Espagnol / Anglais apprécié
Conditions de travail : CDI 35h - Poste sédentaire avec déplacements ponctuels