Description du poste
- Assurer la fonction d’interface des directeurs et responsables de service en collaboration avec l’équipe d’assistants(es) de la direction générale adjointe avec pour principales missions : - Accueil physique et téléphonique en sachant hiérarchiser (degré d’importance, d’urgence), filtrer, rediriger, transmettre - Recherche d’information via la lecture de documents et/ou de bases de données, restitution - Rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers, - Mise à jour et suivi de tableaux de bords de pilotage, assurer le retour aux personnes concernées à propos de dossiers ou actions - Entretien des relations avec les assistantes des autres directions générales, des secrétariats opérationnels et du secrétariat des élus - Organiser le traitement et la diffusion des informations - Organisation et mise à jour des dossiers, du classement de manière adéquate (électroniquement ou papier) et de l’archivage - Suivi des dossiers du bureau et du conseil communautaire et des commissions communautaires du secteur en assurant le lien avec les différentes personnes concernées - Prise de notes, rédaction et suivi de compte-rendu - Assurer les tâches de secrétariat - Gestion de l’agenda et des priorités - Gestion des flux de documents entrant et sortant - Organisation des déplacements, des réunions et des rendez-vous - Remise en forme de documents sous une forme appropriée (tableau, graphique, présentation PowerPoint, …) - Préparation et organisation de rendez-vous et réunions - Suivi comp
Profil recherché
Savoir : - Maîtrise des outils de bureautique : Word, Excel, Outlook, Powerpoint - Maîtrise des techniques et des outils de secrétariat de direction -Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales -Connaissances en comptabilité -Connaissances en ressources humaines
Savoir-faire : - Maitrise orale et écrite de la langue française - Capacité à évaluer l’urgence d’une demande - Gestion des situations délicates
Savoir-être - Rigueur, autonomie - Sens de l’organisation - Diplomatie - Sens du relationnel et du travail en équipe - Force de proposition - Disponibilité - Qualité de réserve
Dans le cadre de sa politique Diversité, Start People étudie à compétences égales toutes candidatures dont celles de personnes en situation de handicap
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